RESUME PUBLIC RELATIONS XVI

16.29 |

FUNGSI HUMAS

Muhammmad Fadli Al Fudhail

A. Organisasi

Humas adalah fungsi manajemen yang termasuk baru. Tetapi humas telah diakui sejak semula sebagai salah satu unsur penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan yang bergerak dibidang komersial maupun nonprofit. Pada abad sekarang ini, humas telah menjadi bagian yang amat vital dari proses komunikasi, yang kehadirannya sangat diperlukan bagi tugas-tigas lembaga-lembaga ekonomi, sosial, dan Pemerintah. Umumnya, bagian humas perusahaan ditempatkan di perusahaan – perusahaan cabang dan di kantor-kator lokal maupun regional di seluruh bagian Negara di mana perusahaan itu berada.

Kebanyakan perusahaan yang lebih kecil memercayakan tugas humas ini kepada bagian lain untuk menangani aktivitas humas sebagai tugas tambahan. Kerugian nyata dari pengaturan seperti ini adalah bahwa humas biasanya hanya memperoleh perhatian kedua sehingga dengan demikian tidak dapat berfungsi seefektif mungkin. Pelaksanaan tugas humas lainnya, yang menyebar luas di berbagai organisasi adalah membayar penasihat dari luar yang bertindak sebagai pembantu.

Humas adalah tanggungjawab semua manajer disetiap tahap wewwenang dari menejemn puncak sampai bawah dari suatu organisasi. Bagian humas adalah sebuah kelompok administratif yang membantu para manajer dari semua bagian dalam melaksanakan fungsi humas. Tidak ada wewenang untuk memberikan perintah tetapi yang ada adalah untuk membantu, menasehati, dan mendorong para eksekutif dalam kegiatan operasional guna memperbaiki komunikasi internal dan eksternalnya.

Peranan, tugas, serta fungsi humas yang sangat strategis dalam menentukan keberhasilan organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya menyebabkan humas harus berada pada posisi yang strategis pula dalam struktur organisasi sebuah organisasi/lembaga.pada prinsipnya, secara struktural, fungsi hums dalam organisasi merupakan bagian integral yang tidak dapat dipisahkan dari suatu kelembagaan atau organisasi. Humas terkait langsung dengan fungsi manajemen puncak. Fungsi kehumasan dapat berhasil secara optimal apabila berada langsung di bawah pimpinan atau mempunyai hubungan langsung dengan pimpinan tertinggi (pengambil keputusan) pada organisasi/instansi yang bersangkutan.

Pendapat lain menyatakan, humas harus diletakkan di tingkat manajemen puncak sebuah organisasi, dengan seorang direktur yang bertanggungjawab kepada direktur utama dan dewan direktur. Karena tindakan dan kebijaksanaan manajemen mempengaruhi humas, maka fungsi humas harus ada dalam kedudukan tertentu di dalam struktur organisasi/perusahaan untuk berpartisipsi dengan manajemen dalam keputusan kebijaksanaan umum. Seorang direktur humas harus berada pada posisi yang dapat mewakili pandapat publik atas kebijaksanaan-kebijaksanaan dan masalah – masalah mereka dan dapat bekerja sama dengan mereka dalam melaksanakan suatu program.

Dengan menempati posisi manajemen puncak, bagian humas dapat bekerjasama dan berhubungan dengan semua bagian di suatu perusahaan. Tanpa pemahaman dan dukungan aktif dari bagian lain, maka humas yang efektif tidak dapat tercapai. Bagian – bagian ini secara bersama – sama berkepentingan dalam mengembangkan hubungan yang baik dengan para karyawan dan bagian humas harus memelihara hubungan terus – menerus.

B. Manajemen

Cukup banyak definisi manajemen humas yang dikemukakan oleh para pakar, akademisi, dan praktisi. Dari berbagai definsi tersebut, garis besarnya adalah manajemen humas dapat dilihat secara konseptual, fungsional, dan unsur-unsurnya dalam aktivitas atau keguatan serta faktor – faktor yang mempengaruhi pengertian manajemen humas dalam suatu organisasi. Baik tujuan komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal communication), membangun hubungan baik (relationship) maupun komunikasi persuasif serah (one way persuasive communication), yang pada akhirnya bertujuan untuk membangun saling pengertian, menghargai, dukungan yang baik, hingga menciptakan citra positif.

Manajemen humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasi suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh orgnasisasi, mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia dari penyelenggarakan acara open house menangani kasus manajemen krisis.

Menurut L.F. Urwick dalam bukunya Element of Administration (19760, menjelaskan bahwa aktivitas humas sebagai salah satu fungsi manajemen organisasi melalui bentuk tugas unsur yang barkaitan dengan fungsi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Manajemen Mekanik

Fungsi manajemn mekanik dengan melakukan pengamatan (peramalan) di masa mendatang, perencanaan, dan pengorganisasian.

2. Manajemen Dinamik

Fungsi manajemen dinamik ini terdiri dari unsur-unsur komando dan pengarahan,koordinasi,serta ,pengawasan.

3. Manajemen Relasi

Sedangkan fungsi hubungan atau relasi publik ini merupakan salah satu tugas manajemen humas yang utama dalam manajemen perusahaan, yang untuk melaksanakan :

a. Berupaya mendengarkan pendapat dan aspirasi publik serta mampu untuk mengidentifikasikan keinginan publik khalayak sasarannya.

b. Menyampaikan sumbang saran dan ide atau gagasan kreatif tertentu yang positif kepada pimpinan organisasi demi manfaat bersama bagi perusahaan dan publik, dan

c. Mampu menciptakan suasana iklim yang kondusif dan hubungan yang harmonis serta positif untuk kalangan internal perusahaan, mulai dari tingkat pimpinan ke bawahnya atau sebaliknya, dengan membangun hubungan baik bagi kedua belah pihak dalam suatu organisasi.

Umumnya, posisi humas meliputi satu atau lebih fungsi manajemen berikut.

1. Penyusunan kegiatan (programming). Fungsi ini meliputi analisis masalah dan alternatif, penetapan tujuan dan publik (atau kelompok yang dukungan atau pengertiannya diperlukan), dan pemberian saran serta perencanaan aktivitas. Programming bisa meliputi penyusunan anggaran dari persetujuan terhadap tanggungjawab bagi orang-orang tertentu, termasuk mereka yang nonhumas.

2. Keterpautan (relationship). Para petugas humas yang berhasil, mengembangkan keterampilan pribadinya dalam mengumpulkan informasi dari manajemen, dari rekan dalam organisasinya, dan dari sumber eksternal (di luar organisasi). Secara terus – menerus mereka mengevaluasi, dan mengusahakan persetujuan dari manajemen. Petugas humas yang efektif adalah yang belajar agar dapat berpengaruh terhadap orang lain.

3. Penulisan dan penyuntingan (editing). Karena seorang petugas humas seringkali berusaha untuk menjangkau kelompok besar dalam masyarakat, maka alat yang paling sering digunakan adalah kata-kata tercetak. Contoh-contoh penggunaannya bisa didapati dalam laoran siaran berita (news release), brosur, pidato, naskah film, newsletter, dan komunikasi manajemen lainnya, yang ditunjukan, baik kepada personil di dalam maupun di luar organisasi yang merupakan kelompok – kelompo internal dan eksternal. Suatu gaya penulisan yang jelas dan efektif merupakan suatu keharusan bagi petugas humas.

4. Informasi menetapkan saluran yang tepat bagi penyebaran materi kepada surat kabar, stasiun radio, dan majalah dagang atau majalah umum, serta mengadakan kontak dengan mereka untuk mengetahui kepentingannya dalam mempublikasikan berita dan feature organisasi,merupakan aktivitas humas yang sudah umum.

5. Produksi (production). Brosur, laporan khusus film, dan program multimedia adalah cara – cara penting dalam berkomunikasi.

6. Peristiwa khusus (special events) . Konferensi pers, pameran, pertujukan khusus, perayaan ulang tahun, kontes dalm progam berhadiah, perlawatan, dan pertemuan khusus, semua merupakan peristiwa khusu yang dapat digunakan untuk menarik peprhatian dan memperoleh penerimaan dari masyarakat.

7. Pidato (speaking). Pekerjaan humas seringkali menuntut keterampilan dalam berkomunikasi tatap muka, mencari forum yang cocok, mempersiapkan pidato bagi orang lain, dan menyampaikan pidato.

8. Penelitian dan penilaian (research and evaluation). Aktivitas pertama yang selalu harus dilaksanakan oleh seorang petugas humas adalah mengumpulkan fakta.

C. Persyaratan Humas

Supaya komunikasi yang efektif dapat tercipta di dalam suatu organisasi, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang humas di dalam suatu organisasi. Syarat – syarat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Komunikasi dan relasi. Seorang humas haruslah orang yang mampu berkomunikasi dan menjalin relasi dengan orang lain karena komunikasi dan relasi merupakan roh dari pekerjaan seorang humas.

2. Sifat yang rendah hati. Sifat rendah hati menjadi satu syarat yang sangat penting yang harus dimiliki oleh seorang humas supaya berkomunikasi dapat dilakukan terhadap semua lapisan masyarakat tanpa membedakan pangkat dan derajat.

3. Cepat menyesuaikan diri. Tuntutan ini menjadi satu hal yang urgen karena pekerjaan seorang humas selalu berhubungan dengan hal-hal yang baru dan seringkali cepat berubah.

4. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dan latar belakang budaya dengan baik.

5. Seorang humas harus mampu berkomunikasi dengan baik, yaitu mampu menjelaskan segala sesuatu dengan jernih, jelas, dan lugas baik secara lisan maupun tulisan bahkan secara visual.

6. Pandai mengorganisasi segala sesuatu. Persyaratan keena, ini merupakan persyaratan manajerial yang harus dimiliki oleh setiap humas.

7. Memiliki integritas personal baik dalam profesi maupun dalam kehidupan pribadi. Integritas personal ini dibutuhkan untuk membangun citra yang baik tentang humas itu sendiri.

8. Punya imajinasi yang kuat. Persyaratan ketujuh ini sangat dibutuhkan ketika seorang humas harus menyampaikan pesan-pesan komersial atau pesan-pesan layanan masyarakat kepada stakeholder.

9. Serba tahu yaitu memiliki akses yang tinggi terhadap informasi. Diharapkan, seorang humas adalah sumber informasi bagi semua pihak, baik pihak internal maupun pihak eksternal.

Selain itu, persyaratan dasar humas yang perlu diingat adalah kemampuan

D. Kegiatan dan Sasaran Humas

Menurut H.Fayol, beberapa kegiatan dan sasaran humas adalah sebagai berikut

1, Membangun identitas dan citra perusahaan.

a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

b. Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.

Strategi Humas

Ahmad A. Adnanputra, M.A.,M.S., pakar humas dalam naskah workshop berjudul PR Strategy (1990), mengatakan bahwa arti strategi adalah bagian terpadu dari suatu rencana, sedangkan rencan merupakan produk dari suatu perencanaan, yang pada akhirnya perencanaan adalah salah satu fungsi dasar dari proses manajemen. Tahap pertama dari fungsi manajemen adalah menetapkan tujuan yang hendak diraih, posisi tertentu, atau dimensi yang ingin dicapai sesuai dengan perencanaan yang telah diperhitungkan dengan baik oleh pihak – pihak yang terlibat dalam manajemen organisasi/lembaga. Selanjutnya, program kerja yang merupakan suatu strategi yang dijabarkan dalam langkah – langkah yang telah direncakan. Terakhir, yang paling menentukan adalah unsur anggaran yang sudah dipersiapkan, berfungsi sebagai pendukung khusus yang dialokasikan untuk terlaksananya suatu strategi program kerja manajemen humas.

Kegiatan strategi humas meliputi dua tahap, yakni komponen sasaran dan komponen sarana. Pada umumnya, komponen sasaran adalah para stakeholder dan publik yang memiliki kepentingan yang sama. Sasaran umum tersebut secara struktural dan formal yang dipersempit melalui upaya segmentasi yang dilandasi seberapa jauh sasaran itu menyandang opini bersama, potensi polemik, dan pengaruhnya bagi masa depan organisasi, lembaga, nama perusahaan dan produk yang menjadi perhatian sasaran khusus. Maksud sasaran khusus disini adalah yang disebut publik sasaran.

Landasan umum dalam proses penyusunan strategi humas, menurut Ahmad S. Adnanputra dalam makalah PR Strategy (1990), yang berkaitan dengan fungsi – fungsi humas secara integral melekat kepada manajemen suatu perusahaan, yaitu sebagai berikut.

1. Mengindentifikasi permasalahan yang muncul.

2. Identifikasi unit – unit sasarannya.

3. Mengevaluasi pola dan kadar sikap tindak unit sebagai sasarannya.

4. Mengidentifikasi tentang struktur kekuasaan pada unit sasaran.

5. Pemilihan opsi atau unsur taktikal strategi humas.

6. Mengidentifikasi dan evaluasi terhadap perubahan kebijaksanaan atau peraturan pemerintahan dan lain sebagainya.

7. Langkah terakhir adalah menjabarkan strategi humas atau cara menerapkan langkah – langkah program yang direncanakan, dilaksanakan, mengomunikasikan, dan penilaian/evaluasi hasil kerja.

Selanjutnya, perlu diketahui pula komponen pembentukan strategi. Strategi dipengaruhi oleh unsur – unsur tertentu yang berkaitan dengan lingkungan, kondisi, visi atau arah, tujuan dan sasaran, dari suatu pola yang menjadi dasar budaya perusahaan bersangkutan.

1. Secara makro, lingkungan perusahaan/lembaga tersebut akan dipengaruhi oleh unsur – unsur kebijakan umum, budaya yang dianut, sistem perekonomian dan teknologi yang dikuasai oleh organisasi bersangkutan.

2. Secara mikro, tergantung dari misi perusahaan, sumber – sumber dimiliki (sumber daya manusia dan sumber daya guna lainnya yang dikuasai), sistem pengorganisasian, dan rencana atau program dalam jangka pendek atau jangka panjang, serta tujuan dan sasarannya yang hendak dicapai.

E. Strategi Operasional Humas

Untuk mengokohkan dan memantapkan fungsi kehumasan agar mengenai sasaran organisasi/lembaga, maka aktivitas utama humas secara operasional seharusnya berada di posisi yang sedekat mungkin dengan pimpinan puncak organisasi. Manfaat yang dapat dicapai dari kedekatan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Memberikan pengetahuan yang jelas dan rinci mengenai suatu sistem terpadu, pola perencanaan, kebijakan, keputusan yang diambil, visi dan arah tujuan organisasi bersangkutan. Hal ini perlu agar tidak terjadi kesalahan dalam penyampaian pesan dan informasi dari lembaga/organisasi kepada publiknya. Komunikator dan mediator humas harus mengetahui sejauh mana batas – batas pesan/informasi yang dapat dan tidak dapat dipublikasikan,khususnya kepada kalangan pers/media massa.

2. Agar aktivitas humas dalam mewakili lembaga/organisasi tersebut dapat dipertegas berkenaan dengan batas – batas wewenang dan tanggung jawab humas akan selalu mengetahui secara jelas segi pelaksanaan dari keputusan atau kebijaksanaan pimpinan organisasi tersebut.

3. Mengetahui secara langsung dengan tepat tentang latar belakang suatu proses perencanaan, kebijaksanaan, arah, dan hingga tujuan organisasi yang hendak dicapai, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

4. Dengan berhubungan secara langsung dan segera dengan pimpinan puncak, tanpa melalui perantara pejabat/departemen lain, maka fungsi kehumasan berlangsung secara optimal, antisipatif, dan dapat melaksanakan berbagai macam perencanaan. Perenan komunikasi dengan kewenangan yang ada akan mampu mengatasi berbagai masalah yang mungkin timbul tanpa diduga sebelumnya.

5. Sebagai suatu akibat yang ditimbulkan dari keputusan yang diambil dan kebijaksanaan telah dijalankan oleh pihak lembaga/organisasi, maka pihak humas berperan melakuan tindakan mulai dari memonitor,merekam, menganalisis, menelaah, hingga mengevaluasi setiap reaksi (feed back), khususnya dalam upaya penilaian sikap tindak serta mengetahui persepsi masyarakat.

6. Dapat secara langsung memberikan sumbang saran, ide, dan rencana atau program kerja kehumasan dalam rangka untuk memperbaiki, atau mempertahankan nama baik, kepercayaan dan citra perusahaan terhadap publiknya. Termasuk upaya menjembatani atau menyerasikan antara kebijaksanaan/keputusan organisasi/lembaga dengan kepentingan, dan keinginan serta sekaligus upaya memperoleh dukungan dan pastisipasi dari masyarakat (publiknya).

Humas berfungsi untuk menciptakan iklim yang kondusif dalam mengembangkan tanggungjawabkan serta pastisipasi antara pejabat

humas dan masyarakat (sebagai khalayak sasaran) untuk meweujudkan tujaun bersama. Fungsi tersebut dapat diwujudkan melalui beberapa aspek pendekatan atau strategi humas berikut.

1. Strategi operasional

Melalui pelaksanaan program humas yang dilakukan dengan pendekatan kemasyarakat, melalui mekanisme sosial kultural dan nilai – nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat terekam pada setiap berita atau surat pembaca dan lain sebagainya yang dimuat di berbagai media massa. Artinya, pihak humas mutlak bersikap atau berkemampuan untuk benar – benar mendengar (listening) dan bukan sekadar mendengar (hear) mengenai aspirasi yang ada dalam masyarakat, baik mengenai etika, moral, maupun nilai-nilai kemasyarakatan yang dianut.

2. Pendekatan fungsi humas

Menciptakan komunikasi dua arah (timbal balik) dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan, maupun dengan melakukan pendekatan persuasif, agar tercipta saling pengertian, menghargai, pemahaman, toleransi, dan lain sebagainya.

3. Pendekatan tanggung jawab sosial humas

Menumbuhkan sikap tanggungjawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai tersebut bukan ditunjukkan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat), namun untuk memperoleh keuntungan bersama.

4. Pendekatan kerja sama

Berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan, baik hubungan ke dalam maupun keluar untuk meningkatkan kerja sama. Humas berkewajiban memasyarakatkan misi instansi yang diwakilinya agar diterima oleh atau mendapat dukungan masyarakat (publik sasarannya). Hal ini dilakukan dalam rangka menyelenggarakan hubungan baik dengan publiknya dan untuk memperoleh opini publik serta perubahan sikap yang positif bagi kedua be;ah pihak.

5. Pendekatan koordinatif dan integratif

Untuk memperluas peranan humas di masyarakat, maka fungsi humas dalam arti sempit hanya mewakili lembaga/intitusinya. Tetapi peranannya yang lebih luas adalah berpartisipasi dalam menunjang program pembangunan nasional dan mewujudkan ketahanan nasional di bidang politik, ekonomi, sosial budaya dan hankamnas.

Berkaitan dengan penjelasam langkah – lengkah pokok dari berbagai aspek pendekatan dan strategi humas di atas, dapat ditarik suatu pengertian yang mencakupi peran humas di berbagai kegiatan di lapngan sebagai berikut :

1. Menginformasikan (toinform).

2. Menerangkan (to explain).

3. Menyarankan (to suggest).

4. Membujuk (to persuade).

5. Mengundang (to invite).

6. Meyakinkan (to convince).

F. Program Kerja

Pada dasarnya, tujuan umum program kerja dan berbagai aktivitas humas di lapangan adalah dari menciptakan hubungan harmonis antara organisasi/perusahaan yang diwakilkan dengan publiknya atau stakeholder. Hasil yang diharapkan adalah terciptanya citra positif, kemaunan baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, dan toleransi antara kedua belah pihak. Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas humas dapat mewujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggung jawabkan hasil atau sasarannya.

Perencanaan, pengorganisasian, pengomunikasikasian, hingga pengevaluasian suatu program kerja humas melalui berbagai aktivitas tang dilaksanakan oleh humas bukanlah pekerjaan yang mudah atau hanya sambilan, tetapi harus dikelola secara profesional dan serius serta penuh konsentrasi agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan.

Scott M. Cutplin & Allen H. Center (Prentice-Hell,Inc. 1982) menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui empat tahapan pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja melalui empat tahapan pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut.

1. Penelitian dan Mendengarkan

Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan – kebijaksanaan suatu organisasi.

2. Perencanaan dan Pengembilan Keputusan

Dalam tahap ini, sikap opini, ide – ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan – keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan, yaitu apa yang dapat kita kerjakan ?

3. Komunikasi dan Pelaksanaan

Dalam tahap ini, informasi yang berkenaan dengan langkah – langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan – kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihak – pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya, yaitu apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu ?

4. Evaluasi

Pada tahapan ini, pihak humas mengadakan penilaian terhadap hasil – hasil dari program – program kerja atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari teknik – teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan, yaitu dengan menjawab pertanyaan : Bagaimana yang telah kita lakukan.

Tiap tahapan dari keempat tahapan tersebut saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Setiap tahap dari proses kerja humas sama pentingnya bagi terlaksananya suatu program humas yang efektif. Sayangnya, banyak di antara praktisi humas yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam menentukan dan melaksanakan program mereka seringkali mengabaikan tahapan – tahapan di atas. Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan, dan evaluasi.

Proses kerja humas merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisa-sistensis-komunikasi-interpretasi dari kerja humas merupakan proses yang berkesimbungan dalam bentuk spiral dan seringkali tumpang – tindih anrata satu dengan yang lainnya.kalau diuraikan dan digambarkan, maka lingkaran dan langkah – langkah kegiatan humas adalah sebagai berikut.

1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.

2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap – tiap kelompok terhadap organisasi.

3. Menganalisis tingkat oponi publik, baik yang internalmaupun yang eksternal.

4. Mengantisipasi kecenderungan – kecenderungan, masalah – masalah yang potensial, kebutuhan – kebutuhan, dan kesempatan-kesempatan.

5. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan – kebijakan.

6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.

7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan.

8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuain – penyesuain yang diperlukan.

Konsekuensi dari proses perencanaan kerja humas seperti di atas adalah tuntutan terhadap kemampuan tinggi dari para praktisi humas untuk dapat berperan ganda dalam menjalankan tugasnya. Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program humas yang efektif. Perencanaan program humas didasarkan kepada fakta dan landasan berpikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya..

Secara umum, pengertian dari perencanaan program kerja humas yaitu terdiri atas semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun keluar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan kerja humas tersebut berkaitan dengan pengertian, perencana, perencanaan, wujud rencana kerja, dan alasan dilakukan perencanaan kerj ahumas termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut.

1. Perencanaan Kerja Humas.

a. Perencana adalah seseorang yang memanfaatkan atau menginterprestasikan segala informasi, materi, dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk dianalisis, diseleksi, dan diproses sebagai bahan perencanaan kerja yang akan datang.

b. Hasil yang akan diperoleh releven dengan hal – hal yang diberkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam suatu organisasi.

2. Perencanaan Kerja Humas.

Perencanaan kerja humas berkaitan dengan hal – hal berikut.

a. Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis, serta proaktif.

b. Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam menghadapi perubahan yang sering terjadi.

c. Penilaian (evaluasi) atau mereview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang, dan masa yang akan datang.

d. Mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasaran jangka pendek dan panjang secara periodik dan strategis

3. Wujud rencana kerja humas

Bentuk rencana kerja humas dapat diimplementasikan sebagai berikut.

a. Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Rencana perancangan konsep dasar sari perencanaan kerja humas yang dirancang.

c. Rencana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin dicapai.

4. Perencanaan kerja dan alasan – alasan dilakukannya kegiatan humas.

a. Alasan dalam kegiatan perencanaan, yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensif, preventif, protektif, hingga profitabel.

b. Alasan mengapa :

1). Untuk mengatisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum, dan teknologi.

2). Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan , life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja, dan relasi bisnis.

3). Menciptakan tujuan yang obyektif,sasaran, dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci. Mampu mendefinisikan suatu permasalahan eksteernal dan internal organisasi, menemukan fakta, analisis SWOT, merancang rencana kerja yang akan datang pelaksanaan komunikasi, hingga penilaian kerja (evaluasi).

5. Manfaat perencanaan kerja humas

Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja humas adalah sebagai berikut.

a. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah – ubah.

b. Mengefektifkan dan mengefesiensikan koordinasi atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya.

c. Mengefisienkan waktu, tenaga, dan biaya.

d. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.

e. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target, dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang.

f. Menetapkan klasifikasi rencana kerja humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang), rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-ulang), dan rencana tertentu (rencana jangka pendek,khusus, dan terbatas).

Sebelum membentuk perencanaan program humas, seorang praktisi humas harus terlebih dahulu mengetahui dan memahami tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Dari hasil penelitian yang pernah dilakukan do Phio AS 1989, diketahui bahwa hanya 53 persen praktisi yang tidak mengetahui dengan pasti tujuan organiasai sebelum melakukan perencanaan program humas. Akibatnya timbul hambatan – hambatan sebagai berikut.

1. Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta mempertimbangkan perumusan kebijaksanaan dan program kerja organisasi.

2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan – tujuan dari pelaksanaan program humas.

3. Kurangnya waktu karena tersita oleh pembahasan – pembahasan mengenai masalah sehari – hari.

4. Kelambatan dan frustasi yang dialami oleh para pelaksanaan karena kurangnya koordinasi dengan departemen terkait lainnya.

Menurut Cutlip, Center &Broom (2000), perencanaan program humas harus didasarkan kepada analisis lingkungan situasi dan kondisi sebagai beirkut

1. A. Searching look backward, yaitu penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor- faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang sedang terjadi.

2. A deep look inside, yaitu penelaahan terhadap fakta – fakta dan pendapat yang dipertimbangkan, dipandang, dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.

3. A wide look around, yaitu melihat kecenderungan – kecenderungan yang ada pada berbagai aspek ( politik, sosial, dan ekonomi ) di sekeliling kita, serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.

4. A long, long looks ahead, jauh memandang ke depan, tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan. Kesesuain perencanaan dan program humas, serta prospek organisasidi masa mendatang.

Organisasi, sebagaimana halnya individu, memiliki cita – cita dan tujuan. Pada umumnya, tujuan dari suatu organisasi adalah.

1. Mendapatkan keuntungan/penghargaan;

2. Mempunyai arti bagi lingkungan;

3. Mendapatkan dukungan;

4. Dihormati oleh masyarakat;

5. Menyediakan produk yang diperlukan dan diinginkan oleh masyarakat;

6. Bebas dari keterbatasan dan kebutuhan yang mendesak, dan

7. Berpengaruh pada pendapat publik.

Program humas yang preventif adalah suatu program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal – hal yang tidak diinginkan oleh organisasi, sedangkan program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan kondisi yang terjadi pascakrisis. Perencanaan kerja humas berkaitan dengan hal – hal berikut.

1. Tiga Dasar

Ada tiga dasar hakiki agar rencana program humas dapat berhasil dengan baik.

a. Rencana program harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.

b. Rencana program tersebut harus mempunyai tujuan.

c. Dilakukan pengarahan mengenai rencana program tersebut.

2. Unexpected Case

Dalam praktik, humas sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada di luar perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana program harus dibuat sebaik mungkin. Penanganan hal – hal yang hadir di luar dugaan tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam rencana program itu sendiri. Karena itulah, tak satu bisnis pun dapat beroperasi tanpa rencana program – program yang matang dan jelas.

3. Faktor Utama Rencana Program

a. Kegiatan yang akan dilaksanakan,dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja humas.

b. Perencanaan anggaran.

c. Perizinan.

d. Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.

e. Rapat/pertemuan rutin.

f. Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan trmasuk pembagian tugasnya.

g. Penyedian properti/sarana untuk hal – hal yang akan muncul secara tidak terduga.

4. Pentingnya Rencana Program Humas

Rencana program humas sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Apabila rencana program sudah disusun dan dipastikan, bisa diharapkan akan menghasilkan sesuatu yang diinginkan sesuai dengan perencanaan. Perencanaan kegiatan hingga jadwal harian perlu dilakukan mengingatkan tugas humas yang begitu banyak dan seringkali harus dilaksanakan pada waktu bersamaan.

G. Aktivitas Humas

Sebagai pihak yang harus menjalin komunikasi ke dalam dan keluar, humas memiliki banyak aktivitas yang harus dilakukan.

1. Membina hubungan dengan lingkungan internal.

Humas harus rajin berkomunikasi dengan rekan sejawatnya dalam instansi. Komunikasi ini diperlukan agar humas dapat melakukan deteksi dini tentang segala permasalahan di dalam perusahaan dan mengetahui perkembangan setiap unit kerja.

2. Membina hubungan dengan pers.

3. Dokumentasi dan kliping.

Menurut Drs. E. Martono dalam bukunya berjudul Pengetahuan Dokumentasi dan Perpustakaan sebagai Pusat Informasi ( Penerbit Karya Utama, jakarta, 1991 ) pengertian dari dokumentasi adalah sebagai berikut.

a. Asal kata dokumen tersebut dari bahasa Belanda, yaitu document dan sama dengan bahasa inggris, sedangkan dalam bahasa Latin ditulis documentum.

b. Pada dasarnya dokumen tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai suatu bukti sebagai keterangan tertulis.

c. Bentuk dokumen dapat berupa surat, akta penting, piagam penghargaan dan rekaman foto atau elektronik dan lain sebagainya.

d. Dokumen yang memiliki nilai hukum terkuak adalah dokumen asli dan sah dan dapat disimpan dalam jangka tertentu serta dilindungi hukum.

e. Dokumen berguna untuk sumber keterangan, penyelidikan ilmiah, alat bantu bukti keabsahan mengenai suatu keterangan tertentu.

Federation Internationale de Documents (FID) merumuskan dokumentasi sebagai kegiatan yang menghimpun, menyusun, menyebarluaskan tentang segala macam jenis lapangan aktivitas kehidupan manusia. Dokumentasi dan kliping merupakan salah satu kegiatan humas berkaitan dengan menelaah, menganalisis, dan kemudian mengevaluasi perkembangan dari kemajuan bisnis perusahaan atau lembaga, aktivitas – aktivitas, dan program acara tertentu baik bersifat komersial maupun nonkomersial yang telah dimuat atau dipublikasikan di berbagai media massa dan nonmassa. Pengamat,analisis, dan evaluasi tersebut kemudian disimpan sekaligus dijadikan rujuakn penting atau informasi yang diperlukan untuk membuat rencana program kerja humas berikutnya.

Pengertian umum lain mengenai kegiatan pendokumentasian dalam administrasi perkantoran, yaitu dikenal dengan istillah filling. Maksudnya, setiap surat masuk dan keluar diarsipkan dalam suatu tempat tertentu yang sengaja sebagai tempat penyimpanan surat atau dokumen.

Ada pula yang mengartikan dokumentasi tersebut sebagai bagian dari kegiatan dan hasil potret atau pemotretan (foto dokumentasi) serta egiatan merekam melalui kaset dan video perekam mengenai suatu peristiwa atau kejadian tertentu yang dianggap cukup penting untuk diabadikan dan kemudian tahap berikutnya menjadi bahan pendokumentasian.

Kegiatan yang berkaitan antara dokumentasi dan kliping bidang kehumasan merupakan alat bantuk yang memiliki beberapa manfaat.

a. Sebagai bahan informasi terkini yang dapat diedarkan ke bagian lain yang dianggap mempunyai hubungan atau kepentingan maing – masing.

b. Sebagai bahan referensi tertentu sebagai data atau informsai penunjang misalnya untuk penyusunan naskah pidato dan lain sebagainya.

c. Sebagai pendoman atau acuan untuk mengantisipasi langkah – langkah suatu kejadian tertentu yang tengah dihadapi atau dimasa mendatang. Untuk perbaikan dan pengembangan dari langkah – langkah program kerja perusahaan di masa – masa mendatang.

d. Khususnya kliping berperan sebagai sumber informasi dan data untuk memantau kegiatan pihak pesaing.

e. Sebagai tolak ukur tentang sejauh mana keberhasilan prestasi dan reputasi yang dicapai, mengenai persepsi, keluhan, dan hingga perolehan citra dimata masyarakatnya.

f. Sebagai media komunikasi internal.

g. Sebagai kegiatan dokumentasi perusahaan atau lembaga.