PROSES DAN FUNGSI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Muhammad Fadli Al Fudhail
A. Pengantar
Persoalan komunikasi yang paling menjadi
perhatian adalah bagaimana komunikasi yang dilakukan bisa efektif terhadap
orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Kemampuan komunikasi
adalah pengalaman manusia (human experience) yang membedakannya dengan makhluk
lain.
Pendapat lainnya juga, “komunikasi adalah
pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima agar informasi dapat
dipahami”. Fraser Seitel menjelaskan bahwasanya secara mendasar komunikasi adalah pertukaran informasi
(exchanging information) mengenai ide, agar dapat dipahami oleh orang lain.
B. Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Harold Koontz menjelaskan, keberadaan
komunikasi dalam organisasi atau perusahaan adalah sebagai aktivitas yang
terorganisir (organized activity is unified). Fungsi komunikasi dalam
perusahaan atau organisasi adalah merubah perilaku (behavior is modified), yang
diakibatkan oleh penyampaian informasi yang produktif, untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Secara internal tujuan komunikasi dalam
organisasi atau perusahaan adalah penting, karena bertujuan:
1. Menetapkan dan menyampaikan tujuan perusahaan
2. Mengembangkan perencanaan agar mereka
berprestasi
3. Mengorganisir manusia dan sumber daya dengan
secara efisien dan efektif
4. Menyeleksi, mengembangkan, serta menilai
anggota organisasi
5. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan
menciptakan iklim yang mendukung
6. Mengawasi pelaksanaan
Harold Koontz menjelaskan hubungan antara
proses manajemen (The management process) yaitu: planning, organizing,
staffing, leading, dan controlling. Dengan tujuan dan fungsi komunikasi (The
purpose and function of communication) yaitu: customers, suppliers,
stockholders, governments, community, dan others.
Dari beberapa poin tersebut Harold Koontz
menjelaskan komunikasi bukan saja memudahkan fungsi managerial, tetapi juga
menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternalnya.
Fungsi komunikasi dalam organisasi, dapat
dikelompokkan kepada dua: 1) fungsi umum dan, 2) fungsi berdasarkan tingkatan
organisasi (organizational hierarchy).
Secara umum fungsi komunikasi dalam
organisasi, yaitu:
1. Produksi dan Regulasi (Production and
Regulation)
2. Inovasi (Innovation)
3. Sosialisasi dan Pelestarian (Socialization and
Maintenance)
Pada tingkatan organisasi (organisasi level),
dikelompokkan kepada 3 tingkatan, yaitu:
1. Tingkatan Manajer-Subordinasi, yang meliputi:
1) Pengarahan pelaksanaan tugas (job
instructions)
2) Perancangan pesan komunikasi/informasi untuk
menghasilkan pemahaman dalam pelaksanaan tugas (job rationale)
3) Memberikan informasi tentang pelaksanaan
prosedur organisasi (organizational procedures and practices)
4) Memberikan umpan balik (feedback) tentang
pelaksanaan tugas
5) Pengarahan tentang misi yang akan dicapai (A
sense of mission indoctrination of goals)
2. Tingkatan Subordinasi, yang meliputi:
1) Mendukung pengembangan sosio-emosional
(socio-emotional) di antara kelompok
2) Mengkoordinasikan proses bekerja di antara
kelompok
3) Menyebarkan tempat-tempat pengawasan di dalam
organisasi
3. Tingkatan Subordinasi-Manajer, yang meliputi:
1) Berkomunikasi mengenaidiri, penampilan dan
masalah
2) Berkomunikasi tentang masalah yang dihadapi
bersama
3) Mengetahui keputusan yang seharusnya, dan
bagaimana memperolehnya.
C. Proses Komunikasi
Harold Koontz menjelaskan, terdapat lima
faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi,
yaitu:
1. Pengiriman pesan (The Sender of message)
2. Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim
pesan (Use of a chanel to transmit the message)
3. Penerimaan pesan (Receiver of the message)
4. Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback
in communication)
5. Situasi dan faktor pengorganisasian pesan
dalam berkomunikasi (Situasional and Organizational factors in communication)
D. Proses Komunikasi Di Dalam Organisasi
Michele Tolela Myers dan Gail E.Myers dalam
buku mereka “By Communication-An Introduction Or-ganizational Approach”
menjelaskan mengenai arus informasi dalam organisasi dikelompokkan kepada:
1. Arus informasi ke bawah (downward
communication)
2. Arus informasi ke atas (upward communication)
3. Arus informasi mendatar (horizontal
communication)
4. Arus informasi diagonal (diagonal
communication)
E. Jenis Komunikasi
Helen Harding menjelaskan, jenis komunikasi
dalam organisasi secara praktis dapat dikelompokkan pada empat hal:
1. Komunikasi Tulisan (Written Communication)
2. Komunikasi Lisan (Oral/Aural Communication)
3. Komunikasi Visual (Visual/Physical
Communication)
4. Telekomunikasi
(Telecommnucation/Technological)
F.
Hambatan Komunikasi
Ada beberapa yang menjadi hambatan dalam
berkomunikasi:
1. Ucapan yang tidak bersahabat (unfamiliar
accents)
2. Bahasa tubuh (body langguage)
3. Latarbelakang pendidikan dan budaya
(educational and cultural backgrounds)
Berdasarkan uraian yanga ada, selanjutnya hambatan
komunikasi lainnya, adalah:
1. Kurangnya informasi atau pengetahuan publik.
2. Tidak dapat memilih dan menjelaskan prioritas.
3. Tidak menyimak (bukan hanya mendengar, tetapi
juga meresapkannya dalam kesadaran diri serta me;ibatkan diri dalam proses komunikasi
tersebut).
4. Tidak memahami sepenuhnya dan tidak mengajukan
pertanyaan.
5. Dalam mengambil keputusan, terlalu menaruh
prasangka (hanya berpikir berdasarkan apa yang baik bagi dirinya).
6. Tidak memahami kebutuhan orang lain.
7. Tidak memikirkannya dalam-dalam, terlalu cepat
menarik kesimpulan.
8. Kehilangan kesabaran, membiarkan diskusi
berubah menjadi ajang debat kusir.
9. Waktu yang singkat (tidak cukup waktu untuk
mempertimbangkan dan memahami cara berpikir orang lain).
10. Suasana hati yang buruk.
G. Efektivitas Komunikasi
Wilbur Schramm pada tahun 1971 menjelaskan
bahwa komunikasi adalah suatu proses timbal balik tentang pertukaran
lambang/isyarat untuk menginformasikan, menginstruksikan, atau membujuk, agar
memperoleh pengertian yang sama anta komunikator dan kontek sosial.
Melalui penjelasan Schramm tersebut, dengan
demikian untuk menciptakan komunikasi yang efektif di dalam organisasi atau
perusahaan, maka soerang PR harus juga memahami kaitan antara lingkingan sosial
(social environment), konteks hubungan (contexts of relationship), dan kerangka
referensi (frame of reference) antara seorang PR (encoder) dengan publik
(decoder).
0 komentar:
Posting Komentar