Ilmu Komunikasi VIII

14.51 |

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI*

S. Bekti Istiyanto,S.Sos**

Berbicara tentang organisasi selalu merupakan pembicaraan yang menarik, apalagi organisasi kemahasiswaan. Kenapa? Pertama, kegiatan manajemen organisasi jelas merupakan kegiatan yang ‘unik’, karena perpaduan dari ilmu, ketrampilan, bakat dan seni. Kedua, pelakunya adalah mahasiswa yang disebut-sebut sebagai manusia kreatif, inovatif, semangat dan dinamis. Dan ketiga, organisasi kemahasiwaan jelas berbeda dengan organisasi pada umumnya.

Pada dasarnya suatu organisasi terdiri atas dua unsur sumber daya yaitu teknis dan manusia. Sumber daya teknis terdiri dari bahan baku, peralatan dan modal. Sementara SDM berupa ide, pikiran, ketrampilan dan perilaku kerja (termasuk komitmen dan motivasi). Dengan kedua hal tersebut organisasi mestinya bisa berjalan efektif. Kenyataannya?

Kunci Komunikasi

Dulu komunikasi yang merupakan dasar untuk koordinasi dan interaksi sering dianggap remeh dan kecil peranannya dalam organisasi. Sekarang ini justru kebalik, komunikasi merupakan elemen terpenting dalam organisasi dan manajemennya. Sering kali keberhasilan personal dan program sangat tergantung dari keberhasilan komunikasi yang dilakukan para anggotanya. Banyak contoh, seperti lobby, negoisasi, citra positif organisasi bahkan pencapaian tujuan internal organisasi dan hubungan yang baik antar anggotanya.

Ada 6 elemen dalam manajemen organisasi yaitu :

1. Ukuran organisasi (size)

2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)

3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)

4. Kondisi sumber daya (input of resources)

5. Komunikasi (communication)

6. Target hasil (output of organization)

Dari keenam elemen tersebut, komunikasi (disini berarti juga koordinasi dan konsolidasi) dipandang sebagai sentral/pusat elemen-elemen lainnya dalam manajemen organisasi. Kenapa?

Komunikasi memepertemukan antara tujuan organisasi dengan target hasil yang dicapai, komunikasi berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan yang terjadi dalam organisasi juga pengaruh ekstenal dan terakhir komunikasi berfungsi membina hubungan antar anggota organisasi sehingga mampu melaksanakan tugas dengan baik.

Kendala Aplikasi

Beberapa kendala yang mungkin dan seringkali terjadi dalam pengelolaan organisasi :

- Ketidak sesuaian antara ukuran organisasi yang dibentuk dengan elemen-elemen lainnya seperti target hasil, situasi kondisi lingkungan, keterbatasan sumber daya, dll.

- Kurangnya kerja sama antar anggota, baik karena perbedaan karakteristik, budaya organisasi, komitmen, lemahnya motivasi, dan minimnya komunikasi yang terjadi-jarang ada koordinsasi/konsolidasi yang akhirnya melemahkan pemahaman anggota terhadap kebutuhan dan pencapaian tujuan organisasi

- Keterbatasan sumber daya yang dimiliki baik teknis dan manusia

- Iklim komunikasi yang tidak menunjang

- Ketidak jelasan tujuan atau target hasil yang hendak dicapai

- Banyaknya kebutuhan dan aktifitas lain para anggota organisasi

Bagaimana pemecahan kendala yang terjadi ? Mari kita diskusikan lebih panjang !

* disampaikan pada manajemen trainee UKM Sinar Unsoed Rabu 23 Juli 2003

** Pemakalah adalah pembina UKM Sinar